طراحی ست اداری و تاثیرآن بر مکاتبات و تعاملات حرفه ای

طراحی ست اداری و تاثیر آن بر مکاتبات و تعاملات حرفه ای اجتناب ناپذیر است.مکاتبات اداری یکی از کارآمدترین ابزارهای تعاملی برای هر سازمان و شرکتی است که نسبت به برقراری ارتباط موثر با دیگر سازمان‌ها و نهادها سرمایه‌گذاری کرده است. به بیان دیگر مکاتبات اداری از اولین تعاملات موثر برای تبادل افکار، اطلاعات و آگاهی‌بخشی به مخاطبین است. طراحی ست اداری و تاثیر آن بر مکاتبات و تعاملات انچنان مهم است که همه سازمان ها باید به طراحی ست اداری و تاثیر آن بر مکاتبات و تعاملات به عنوان یک راه برای شروع مزاکره با دیگر رقبا نگاه کنند. از این‌رو، طراحی ست اداری و تاثیر آن بر مکاتبات و تعاملات  و نحوه‌ی ارائه و ظاهر بصری آن در کنار رکن مهم دیگر یعنی رعایت آیین و اصول نگارشی می‌تواند هر سازمان موفق را در رسیدن به اهداف مورد نظر، یاری بخشد.

شکل ظاهری صحیح و حرفه‌ای مکاتبات اداری می‌تواند شما را در ذهن مخاطب در همان وهله‌ی اول به عنوان سازمانی معتبر و متعهد، ثبت و ماندگار کند.

همان‌گونه که گفته شد این شکل ظاهری تحت عنوان هویت بصری هر سازمان نمود کرده و می‌تواند در قالب طراحی ست اداری و تاثیر آن بر مکاتبات و تعاملات  باشد که ست اداری آن  شامل پاکت نامه، سربرگ، کارت ویزیت، یاددادشت‌های کوچک و …. است جای گیرد. هر کدام از اقلام ست اداری به صورت یک ابزار تبلیغاتی عمل کرده و شما را به مخاطبین مورد نظرتان معرفی می‌کند. هنگامی که از مکاتبات اداری با سایر سازمان‌ها، شرکت‌ها، کارخانجات و …. جهت انجام امور تجاری و اداری استفاده می‌کنید با برخورداری از ست اداری مناسب و رعایت چند نکته‌ی اساسی مربوط به آن قادر خواهید بود تا حس تعهد کاری، اعتبار بالای تجاری و حرفه‌ای بودن خود و سازمانتان را در مخاطبین ایجاد کنید.

بنابراین ما در این مقاله نکاتی از طراحی ست اداری و تاثیر آن بر مکاتبات و تعاملات  را مورد بررسی قرار می‌دهیم که موجب حرفه‌ای بودن مکاتبات هر سازمان و بهبود تعاملات او با دیگر سازمان‌ها می‌شود.

1- توجه به سربرگ، به عنوان یکی از اقلام اعتبار بخش به سازمان

سربرگ به عنوان یکی از پرکاربردترین اقلام در طراحی ست اداری و تاثیر آن بر مکاتبات و تعاملات  است که می‌تواند در یک قالب صحیح، تاثیر به‌سزایی بر مخاطب بگذارد.

ارسال یک نامه، قرارداد، پروپوزال سازمانی و … برای هر شرکت یا سازمان اداری و تجاری دیگر باید در یک چارچوب تعریف شده‌ای انجام گیرد. به‌طور مثال درج مطالب مورد نظر در کاغذهای ساده و بی‌نام و نشان، فاقد رسمیت و اعتبار کافی بوده و به راحتی می‌تواند در نگاه اول، تاثیر منفی بر ذهن مخاطب ایجاد کند. بنابراین با طراحی و چاپ سربرگ های خاص برای هر سازمان که حاوی اطلاعات کافی از کسب و کار است می‌توان به افزایش اعتبار کاری و معرفی بهتر آن کمک شایانی کرد.

2- توجه به کارت ویزیت، به عنوان برقرار کننده‌ی تعاملات بعدی

کارت ویزیت یکی دیگر از اقلامی است که در طراحی ست اداری و تاثیر آن بر مکاتبات و تعاملات  و برقراری ارتباطات بعدی مخاطبین با شما و کسب و کارتان میتواند بسیار کارآمد باشد. این کاغذهای کوچک در بسیاری از تعاملات و گفتگوهای اولیه به عنوان یک برگ برنده‌ای هستند که اگر به درستی در دستان مخاطبین شما قرار گیرند منجر به تماس مجدد آن‌ها با شما خواهند شد.

بنابراین از آن‌جایی که دستیابی مخاطبین شما به کارت معرف سازمان و برندتان در دو حالت مستقیم و غیرمستقیم اتفاق می‌افتد، رعایت کلیه‌ موارد حرفه‌ای همچون درج نام و نشانی کامل سازمان به همراه لوگوی تجاری و توجه به نوع طراحی و چاپ کارت ویزیت برای برقراری تعاملات کاری آینده بسیار حائز اهمیت است.

3– توجه به پاکت نامه، به عنوان یک پوشش رسمی و انحصاری برای هر سازمان

پاکت نامه ها با توجه به نوع استفاده در سایزهای مختلفی، طراحی شده و به چاپ می‌رسند. اما نکته‌ای که در این میان وجود دارد چگونگی طراحی ست اداری و تاثیر آن بر مکاتبات و تعاملات آن‌ها است. فرض کنید از معتبرترین سازمان نامه‌ای را دریافت می‌کنید اما این نامه در یک پاکت سفید و بی‌نام و نشان قرار دارد، در این حالت اگر مهم‌ترین مطالب هم در آن پاکت باشد ممکن است به دلیل ظاهر بصری نامناسب و غیر رسمی که دارد به اندازه کافی شما را به خود جذب نکند. بنابراین استفاده از پاکت نامه های طراحی شده مطابق با طراحی دیگر اقلام ست اداری که همگی معرف شما و کسب و کارتان هستند بسیار مهم است.

4- توجه به لوگوی تجاری، به عنوان معرف سازمان در اقلام ست اداری

لوگو یا همان آرم تجاری، نمادی است که بیانگر ماهیت و نوع کسب و کار هر سازمان است. این آرم تجاری برای هر شرکت و سازمانی باید به صورت انحصاری و با توجه به نوع فعالیت تجاری آن طراحی شود. بدین ترتیب در دیدار اول، می‌تواند یک تعریف کلی از آن کسب و کار را به مخاطبین معرفی کند. از طرف دیگر هنگامی که یک سازمان در تمامی اقلام ست اداری از لوگوی منحصر به خود استفاده می‌کند به طور ناخودآگاه قانونی بودن و اعتبار کسب و کار را به نمایش می‌گذارد.

5- توجه به رنگ ست اداری در ثبت و معرفی سازمان

همان‌گونه که داشتن یک لوگوی معتبر و نام و نشانی منحصر به خود می‌تواند در ذهن مخاطب ثبت گردد، رنگی که معرف شما در مکاتبات اداری خواهد بود نیز بسیار مورد توجه است.  به این ترتیب رنگ میتواند در طراحی ست اداری و تاثیر آن بر مکاتبات و تعاملات  بسیار کارآمد باشد.نام و علامت تجاری شما در ظاهر، بیان‌کننده نوع کسب‌و‌کار و ماهیت کاری و تجاری سازمان شما است. بدین‌ترتیب رنگی که جهت معرفی برند خود استفاده می‌کنید می‌بایست متناسب با خدمات و محصولات تجاری شما باشد. همچنین رعایت هارمونی بین طرح‌ها در اوراق اداری مختلف را نیز نباید از قلم انداخت.

طراحی و چاپ صحیح اقلام ست اداری

نوع طراحی و چگونگی چاپ ست اداری آخرین نکته در مورد ست اداری است که می‌تواند در جذب مخاطبین و حرفه‌ای بودن سازمان شما در برقراری تعاملات و مکاتبات رسمی و صحیح، تاثیرگذار باشد.

همان‌گونه که گفته شد تاثیر رنگ و هارمونی اقلام ست اداری در طراحی آن بسیار مهم است اما از طرف دیگر استفاده از طراحی ست اداری و تاثیر آن بر مکاتبات و تعاملات که متناسب با کسب و کار شما و همچنین لوگوی تجاری مربوطه باشد در نگاه اول بسیار چشمگیر خواهد بود.

در پایان ذکر این نکته الزامی است که اگر تمامی نکات مربوط به طراحی ست اداری در بهترین حالت ممکن هم رعایت گردد اما عمل چاپ آن به درستی انجام نگیرد، زحمات طراح به هدر خواهد رفت. دستگاه‌های چاپ و همچنین کاغذی که برای چاپ استفاده می‌شود با توجه به جنس و گرماژی که دارند می‌توانند در عمل چاپ بسیار تاثیرگذار باشند.

.