طراحی فاکتور شرکتی

طراحی فاکتور شرکتی برای صورتحساب های یک شرکت ضروری است از این رو کارفرمایان طراحی فاکتور شرکتی خود را معمولا به حسابدار شرکت واگذار میکنند.اگر در هر زمانی از زندگی‌تان یک شرکت را مدیریت کرده باشید یا حتی به عنوان کارمند در شرکت استخدام شده باشید، می‌دانید که حسابداری شرکتی کاری حرفه‌ای است که می‌تواند خیلی پیچیده باشد. محاسبه و واریز حقوق و مزایا، طراحی فاکتور شرکتی  و صدور انواع فاکتور، رسیدگی مالیاتی و… همه و همه از پیچیدگی‌های حسابداری در یک شرکت بزرگ یا کوچک هستند. این نوع کارها را سال‎های سال حسابدارهایی در شرکت‌ها انجام می‌دانند که ساعت‌های طولانی با ارقام و آمارها و فاکتورهای مختلف و البته میزان بسیار بسیار زیادی از سرمایه سر و کار داشتند امروزه با وجود نرم افزارهای حسابداری طراحی فاکتور شرکتی کمی راحت تر شده و حسابداران از طراحی گرافیکی نیز مینوانند در طراحی فاکتور شرکتی خود استفاده کنند.

فاکتور رسمی در حسابداری شرکتی چیست؟

مثل بقیه سندهای رسمی، فاکتورها هم سندهایی تجاری هستند که بعد از تایید خرید، توسط فروشنده به خریدار تحویل داده می‌شوند. درست است که شما در تمام خریدهای روزانه‌تان از خرید سوپرمارکتی گرفته تا تهیه یک لپتاپ از فروشگاهی آنلاین، فاکتور تحویل می‌گیرید اما فاکتورهای رسمی تنها خرید را تایید نمی‌کنند، بلکه سند هستند و در حسابداری شرکتی استناد قرار می‌گیرند یا حتی در بعضی از موارد فروش، به عنوان ضمانت به کار می‌روند مخصوصا در کالاهایی که گارانتی مدت‌دار دارند و طراحی فاکتور شرکتی اهمیّت خود را در این نوع معاملات نشان میدهد.

در فاکتورهای رسمی هم درست مثل بقیه انواع آن، نوع محصول (یا خدمات)، کمیت و قیمت کل و جز باید به شکل دقیق ذکر شود. اما بزرگترین تفاوت میان فاکتورهای رسمی و عادی، این است که شما به عنوان فروشنده یا خریدار، باید فاکتوری که داده‌اید یا گرفته‌اید را به سازمان امور مالیاتی هم ارائه کنید. در واقع قبل از تایید توسط این سازمان، فاکتور شما رسمیت ندارد. قانون مالیات بر ارزش افزوده کشور می‌گوید که تمام واحدهای تجاری و کسب و کارهای آنلاین و آفلاین باید صورتحساب و فاکتورهای رسمی خود را به سازمان امور مالیاتی بدهند، در غیر این صورت در دوره‌های معین جریمه خواهند شد.

طراحی فاکتورشرکتی چگونه باشد تا مورد تایید سازمان امور مالیاتی قرار گیرند؟

در حسابداری خدماتی یا شرکتی، بهتر است برای جلوگیری از تکرر رفت و آمد به ادارات و سازمان‌ها و سرعت بخشیدن به کارهای اداری‌مان، بهتر است همه موارد قانونی، مقررات و ضوابط را بدانیم تا اسنادمان را طوری تنظیم کنیم که به دردسر نیفتیم.

شماره سریال معتبر و خوانا داشته باشند:

این ویژگی، مهم‌ترین عاملی است که به طراحی فاکتور شرکتی رسمی اعتبار می‌دهد. شماره سریال باید با رنگ قرمز و در قالب افست یا ملخی با برجستگی در گوشه بالای سمت راست فاکتور درج شود، این نوع چاپ اجازه می‌دهد که شماره سریال به راحتی خوانده شود و از شماره‌های دیگری که در فاکتور هستند متمایز باشد.

مدل کاغذشان استاندارد باشد:

کاغذ فاکتور رسمی، باید 80 گرمی (برای پرینت در پرینتر) و کاغذ 60 گرمی (برای فاکتورهای دست‌نویس) باشد. اندازه کاغذ، معمولا A4 یا A5 است و می‌تواند بیشتر از یک صفحه باشد.

اطلاعات خریدار و فروشنده در آن به طور کامل آورده شده باشد:

بدون اطلاعات موثق و معتبر، همه چیز در حسابداری ناقص خواهد بود. در فاکتور رسمی که به سازمان امور مالیاتی ارائه می‌کنید باید کد اقتصادس، شناسه و کد ملی، شماره ثبت، آدرس و کد پستی، شماره‌های تلفن و دیگر مشخصات هر دو طرف معامله را به شکل کامل و واضح بنویسید.

مالیات و عوارض، دقیقا در آن نوشته شده باشد:

کالا یا خدمتی که شما ارائه می‌کنید، باید با اعلام تعداد و قیمت جزئی و کلی نوشته شوند. اگر قصد ارائه تخفیف دارید باید آن را محاسبه کنید و بعد از همه این مراحل، مالیات و عوارض بر ارزش افزوده را محاسبه و ذکر کنید. به عبارت دیگر، عددی که در فاکتور شما می‌آید باید آخرین رقم توافقی باشد.

امضا و مهر داشته باشد:

آخرین مرحله صدور فاکتور، درج امضا و مهر است. مراقب خط‌خوردگی‌ها هم باشید، فاکتورهای رسمی با خط‌ خوردگی اعتبارشان را از دست می‌دهند.